視察研修旅行

幹事様 虎の巻

計画にお悩みでしたら、まずはこちらを!!

最初はどなたも何をしていいのか不安ではないでしょうか? まずは視察・研修の目的を明確にしましょう。一番のメインが何かをはっきりさせ、そこからどんな旅行にするのかをイメージしてみることがよろしいでしょう。そのイメージに基づいて、予算や日程、行き先を決め旅行会社に相談を!!具体的なポイントをいくつかご案内します。

①企画の立て方

視察・研修旅行の担当になりましたら、まずは前任の担当の方に今までの情報をヒアリングしてみましょう。その上で定例会や皆さんが集まられる場所で視察・研修旅行のテーマ(目的)や行きたい場所、参加希望人数や予算を決めていきます。一番大切なことは日程を相談しましょう。研修先の施設など収容人数や研修実施日などに限りがあります。早い段階で一番大切な目的を手配することが大事になってくるのです。そこまで見えてきましたら旅行会社へ相談しましょう。より具体的なイメージを伝えることで、ご希望や目的に添った、よりベストなプランを提案してもらえるはずです。

②予算の考え方

普段から積立しているようであれば、その金額内で考えるか、追加分を各自で負担するかを決めていきます。参加者の人数がどうしても多くなるので、予算が多めにかかったり、予算管理をしたりするのが大変です。参加者が楽しめることが大前提ですが、幹事さんは予算をオーバーしないように、予算内で可能なこと、不可能なことを把握しておく必要があります。また、団体で泊まりやすい宿、団体で行くのが良い時期なども変わってきます。そこで、視察・研修旅行をリーズナブルに、より楽しむために、旅行会社とじっくり相談することが不可欠です。視察・研修旅行を取り扱う旅行会社は、その道のプロですし、過去の前例もたくさんありますから、グループに合った予算編成や旅行内容を提示してくれます。

③準備の進め方

視察・研修旅行のテーマ(目的)や予算、日程、行き先、立ち寄りを希望している観光地など、おおよその企画が固まったら、旅行会社へ見積りを依頼しましょう。具体的な旅の行程表や立ち寄り先の資料、ホテルのリーフレットなどを送ってもらうことが可能です。まだ行き先に迷っている、日程により、費用が安くなるようなら変更したい、具体的な観光先もアドバイスしてほしいということであれば、だいたいの内容が決まった段階で相談するのも手です。その場合、仮の日時や予算、行き先をご相談ください。旅行会社からプランと見積りが届いたら、まずは内容を確認。交通手段や往路、復路の周るルートや日程に無理が生じないかをチェックします。旅行先では混み具合によって時間も前後しますから、なるべく余裕を持ったスケジュールにしておきたいところです。

④幹事さんの心得

旅行を楽しいものに出来るかどうかは幹事さんの腕次第。プレッシャーを感じてしまう人もいるかもしれません。ここでは、旅行幹事の役割を理解し、自信と余裕をもって対応できるようアドバイスをします。

その1 幹事は裏方に徹底しよう!

幹事の仕事は「仕切る」ことにあらず。参加者全員の状況を見ながら、みんなが満足できるように気配りや気遣いできることが成功の鍵となります。

その2 準備は万全に

どんなことにもハプニングはつきもの。事前に予測して準備するのはもちろんのこと、万が一のトラブルにも対応できるよう、気持ちに余裕を持ちましょう。

その3 周りを上手に動かそう

幹事のやるべきことは実にたくさん。信頼のおける仲間や幹事経験者の人にサブ幹事として助言やサポートをお願いしましょう。

その4 宿泊先や運転手さんへの心配りを

まずは、挨拶と自己紹介。楽しい旅行をするにも良い関係を築くことは大切です。

その5 幹事はお酒を控えめに・・・

テンションを上げる為にもある程度は飲んでもOKですが、まとめ役の幹事が潰れてしまっては困ります。せめて1次会までは控えめを心掛けましょう。また、お酒を飲むと人が変わってしまう人の情報を事前にチェックしておくと、トラブル防止になるでしょう。

チェックリストを用意すると安心です!!

1.研修・旅行計画

2.テーマ・日程について

3.予算と見積り

4.企画・テーマについて

5.参加者についての確認

6.イベントや宴会の企画

7.旅行中

8.旅行後

チェックリスト PDFダウンロード

PDFファイルをご覧いただくにはAdobe Readerをインストールする必要があります(無料)最新版のダウンロードは右記のボタンからどうぞ。